Privacyverklaring

Frame Offices B.V. is een full-service business center. Wij managen onze locaties vanuit de hotelgedachte. Onze locaties kenmerken zich door de riante lobby, stralende receptionistes die huurders en hun bezoekers ontvangen. Horeca, vergaderzalen en flexwerkplekken zijn onderdeel van ons concept. Wij blinken uit in onze gastvrijheid en persoonlijk contact.

Onze toewijding aan privacy
Wij nemen onze verantwoordelijkheid zeer serieus om de aan ons verstrekte persoonlijke informatie te beschermen. Deze verklaring legt uit hoe we dat doen. Er wordt hierin beschreven wat we precies doen met de persoonlijke informatie in ons bezit, hoe we deze beschermen, alsook uw rechten met betrekking tot privacy (indien van toepassing).

In het geval deze Privacyverklaring gewijzigd wordt
Frame Offices mag deze Privacyverklaring van tijd tot tijd bijwerken. In dit geval zal de herziene verklaring op deze pagina worden geplaatst, en, wanneer nodig, wordt hier melding van gemaakt op onze homepage. U dient deze pagina van tijd tot tijd te raadplegen om eventuele wijzigingen na te kijken.

De persoonlijke informatie die wij verzamelen
Wanneer we persoonlijke informatie verzamelen, zijn wij open over hoe wij deze zullen gebruiken.
Wij verzamelen informatie:

• via onze website of de website van onze filialen – bijvoorbeeld namen, adressen of e-mailgegevens.
• tijdens vergaderingen met personeel of zakenrelaties, zoals het uitwisselen van visitekaartjes, of tijdens conferenties en zakelijke evenementen.
• die u aan ons verstrekt met betrekking tot de diensten die wij leveren, bijvoorbeeld met betrekking tot een huurovereenkomst.
• die wij gebruiken om uw identiteit te bevestigen, zoals een paspoort of een document ter bewijs van domicilie.

Onze rechtsgrond voor de verwerking van uw informatie
Wij baseren ons op een aantal verschillende rechtsgronden voor de verwerking van persoonlijke informatie en persoonlijke informatie van speciale categorie. Dit omvat de verwerking van persoonlijke informatie waarbij het in ons rechtmatig belang is dit te doen, wanneer dit noodzakelijk is om een contract te kunnen naleven of wanneer de verwerking noodzakelijk is om onze verplichtingen onder de arbeidswetgeving te kunnen uitvoeren. Wanneer dit in ons rechtmatig belang is, betekent dit dat wij persoonlijke informatie gebruiken om onze onderneming te runnen en om de diensten te verstrekken die van ons werden gevraagd. Wij verzamelen enkel informatie die vrijwillig werd verstrekt. U bent niet verplicht om ons persoonlijke informatie mee te delen. Indien u ons echter niet van de informatie voorziet die wettelijk noodzakelijk is of vereist is om ons werk te kunnen uitoefenen, kan het zijn dat wij bepaalde producten of diensten niet kunnen verstrekken.

Hoe wij uw informatie gebruiken
Wij gebruiken uw persoonlijke informatie in naleving met alle relevante wetgevingen en kunnen deze op de volgende manieren gebruiken:

• We kunnen de door u verstrekte persoonlijke informatie van huurders of van andere natuurlijke personen gebruiken om diensten namens u uit te voeren zoals het beheer van een huurovereenkomst.
• Wij kunnen contactgegevens die u heeft verstrekt gebruiken om op uw verzoeken te antwoorden.
• Wij kunnen documenten ter controle van identiteit gebruiken om na te gaan wie u bent als voorwaarde voor het verstrekken van diensten en producten van Frame Offices ter naleving van regelgevende en wettelijke vereisten.
• Wij kunnen persoonlijke financiële informatie gebruiken om uw toegang tot producten en diensten van Frame Offices te beoordelen.
• Wanneer u ons toestemming geeft, gebruiken wij uw persoonlijke informatie om u te voorzien van marketing en advertenties over de diensten van Frame Offices. U kan zich op elk moment hiervoor afmelden door een email te sturen naar info@frameoffices.com.
• Persoonlijke informatie kan eveneens gebruikt worden om u op de hoogte te brengen van diensten van Frame Offices die u kunnen interesseren.
• Frame Offices gebruikt hiervoor ook cookies of vergelijkbare technieken.
• Persoonlijke informatie kan gebruikt worden om de veiligheid van onze bedrijfsruimtes en ruimtes gebruikt door onze derde partijen te waarborgen, bijvoorbeeld door het gebruik van bewakingscamera’s.

Met wie we persoonlijke informatie delen
Wij kunnen uw persoonlijke informatie delen met:

• Werknemers van Frame Offices die deze informatie vereisen om hun functie te kunnen uitoefenen.
• Bedrijven die de producten en diensten die wij u verstrekken, ondersteunen.
• Elke persoon waarvoor u ons toestemming geeft.
• Officiële instanties ter opsporing en preventie van criminele activiteiten, bv. witwasoperaties, diefstal, fraude, terrorisme, cybercriminaliteit.
  Wij zullen uw persoonlijke informatie nooit verkopen en wij treffen maatregelen om uw gegevens veilig en beveiligd te houden.

Stopzetten van ons contact met u
Indien u ons toestemming heeft gegeven om u te voorzien van marketing en informatie, kunt u die toestemming op elk moment weer intrekken door een email te versturen naar info@frameoffices.com.

Het veilig houden van uw informatie
Wij verbinden ons ertoe om adequate beveiligingsmaatregelen in te zetten en te onderhouden om persoonlijke informatie te beschermen, ongeacht de locatie en ongeacht of dit in elektronische of manuele vorm is. Hiervoor kunnen wij tal van mechanismen gebruiken afhankelijk van waar de informatie is opgeslagen en van de relatie tussen Frame Offices en de ontvangende bedrijven.

Uw rechten
Waar van toepassing, heeft u de volgende rechten betreffende uw persoonlijke informatie:

Een kopie aanvragen van de informatie die wij bezitten
U heeft toegang tot de persoonlijke informatie die wij over u bezitten. Hiervoor kunt via e-mail contact met ons opnemen op info@frameoffices.com. Er worden geen kosten in rekening gebracht om u van deze informatie te voorzien. U kunt de aan ons verstrekte informatie ook in een machine leesbaar formaat aanvragen, zodat u deze kan overdragen aan een ander bedrijf indien u dat wenst.

Ons vragen uw informatie niet te gebruiken
Indien u een reden heeft waardoor u niet wilt dat wij uw informatie opslaan of gebruiken, neem dan contact met ons op via e-mail op info@frameoffices.com. Het kan zijn dat wij bepaalde informatie over u moeten bijhouden om wettelijke of zakelijke redenen, bijvoorbeeld om een regelgevende vereiste te kunnen naleven.

Uw informatie laten corrigeren
Indien u denkt dat de persoonlijke informatie die wij over u bezitten foutief is, neem dan contact met ons op via info@frameoffices.com en wij zullen dit vervolgens nakijken en corrigeren indien nodig. Wij verbinden ons ertoe om informatie te behouden die accuraat en actueel is.

Hoe lang wij uw informatie bijhouden?
Wij streven ernaar uw informatie bij te houden voor zolang als nodig is om legitieme zakelijke of wettelijke redenen. Wij zullen deze hierna veilig en beveiligd verwijderen. Indien u wenst dat wij uw informatie verwijderen, neem dan contact met ons op info@frameoffices.com.

Hoe een klacht indienen?
Indien u een klacht wilt indienen over de manier waarop wij uw persoonlijke informatie behandelen, neem dan rechtstreeks contact met ons op via info@frameoffices.com. Indien u ontevreden bent over hoe wij uw klacht behandelen, kunt u contact opnemen met de autoriteit voor gegevensbescherming, indien van toepassing. Autoriteit Persoonsgegevens Tel. +31 70 888 8500, Fax +31 70 888 8501.

Andere manieren om contact met ons op te nemen
Indien u nog andere vragen heeft met betrekking tot uw persoonlijke informatie, neem dan contact met ons op via e-mail op info@frameoffices.com.

Voor alle aanvragen die geen verband houden met uw persoonlijke informatie, neemt u contact met ons op via info@frameoffices.com.
Frame Offices BV –The Netherlands –www.frameoffices.com – KvK 27330216 – BTW NL820113979B01 – IBAN NL34 INGB 0682 5329 24